Gestione anagrafica clienti da file excel: Guida pratica per l'import
Importare l’anagrafica clienti da file Excel è il modo più rapido per iniziare a gestire clienti in modo organizzato, evitando inserimenti manuali e duplicazioni. In questa guida ti mostriamo passo dopo passo come farlo in pochi minuti.
Come creare una struttura dati efficiente in Excel
Per una corretta gestione clienti Excel, è fondamentale impostare una struttura coerente:
- Usa intestazioni standard: Ragione Sociale, Partita IVA, Codice Fiscale, Email, Telefono, Indirizzo
- Evita celle unite o dati distribuiti su più colonne in modo irregolare
- Applica la convalida dati: riduce errori di battitura e garantisce uniformità nei campi critici (es. email, codici fiscali)
- Formatta correttamente le colonne: Ad esempio Email in formato testo, Telefono con zeri iniziali (usa formato “Testo”), Partita IVA/Codice Fiscale senza trattini o spazi
- Formula di controllo duplicati: usa =CONTA.SE per individuare codici fiscali o P.IVA ripetuti
Importare l’anagrafica clienti Excel nel software
Il software consente di importare le anagrafiche clienti excel in modo massivo da file.
Nella sezione Anagrafiche > Clienti cliccare sul pulsante Strumenti, in alto a destra, quindi Importa da Excel.
Vengono così indicati i dati che il file Excel può contenere e fornite indicazioni su come prepararlo. Importante:
- la prima riga del file deve contenere i titoli delle colonne
- i campi Ragione sociale/Partita IVA o Cognome/Codice fiscale sono obbligatori, devono essere presenti nel file Excel per importare la riga.
Cliccare il pulsante Seleziona il file Excel, individuare e selezionare il file da importare e cliccare su Apri.
A questo punto è necessario associare i campi del software alle colonne presenti nel file Excel che si sta importando.
Se si intendono aggiornare i dati già caricati in Anagrafiche Clienti abilitare la voce Aggiorna dati esistenti.
Infine cliccare su Avvia l'importazione.
Nell'ultimo step, Riepilogo, il software indicherà che l'importazione è avvenuta correttamente o segnalerà eventuali errori.
