Gestione provvigioni agenti: come farlo in modo semplice ed efficace
In questa guida scoprirai come automatizzare il processo di gestione delle provvigioni degli agenti, risparmiando tempo ed evitando errori.
Perché è importante digitalizzare la gestione provvigioni agenti
La gestione manuale delle provvigioni può portare a errori nei calcoli, ritardi nei pagamenti e insoddisfazione da parte della rete vendita. Un sistema digitale permette di:
- Tracciare tutte le vendite associate agli agenti.
- Applicare le regole di provvigione in modo automatico.
- Generare report dettagliati per periodo, agente o prodotto.
Anagrafica agenti, sub-agenti, capo area e configurazione provvigione predefinita
la sezione Anagrafiche> Agenti> +Aggiungi nel tab Dati Anagrafici è possibile inserire i dettagli relativi agli agenti: indirizzo, partita IVA, codice fiscale, contatti.
Nel tab Dettagli invece è possibile selezionare il Ruolo:
- Capo Area
- Agente
- Sub Agente.
Se si tratta di un Agente, come da immagine sopra, questo può essere collegato ad un solo Capo Area, quindi in automatico comparirà il campo dedicato al Capo Area. Se invece un Sub Agente ad un solo Agente, con il rispettivo campo che apparirà in automatico.
Nell'anagrafica dell'Agente, nel tab Dettagli, è possibile indicare la % provvigione predefinita da applicare.
In aggiunta è possibile inserire una % di provvigione differente per Cliente o per una determinata Categoria prodotto/servizio.
Qualora siano state indicate più percentuali di provvigione per un agente, la percentuale utilizzata per il calcolo seguirà la seguente priorità di assegnazione:
- Categoria prodotto/servizio
- Cliente
- Generale.
Infine, nel tab Dettagli> Gestione Account è possibile associare all'agente un utente con accesso specifico al software (in precedenza inserito in Impostazioni> Gestione utenti).
Associazione Cliente – Agente
L'associazione Cliente-Agente viene effettuata direttamente nell’anagrafica del Cliente.
In fase di creazione o modifica di un cliente, nel tab Altri dati è possibile indicare l’agente di riferimento selezionandolo dall’elenco degli agenti già registrati. Selezionato l’agente dall’elenco, i campi dedicati alle provvigioni verranno compilati in automatico.
L’associazione Agente-Cliente è utile in quanto in fase di emissione di una fattura al cliente o altro documento, inserito il cliente nel tab Altri dati del documento, sezione Agenti, i campi relativi verranno compilati in automatico.
Se l’agente collegato al cliente ha ruolo Agente ed è associato ad un Capo Area, i campi Capo aerea e % Provvigione saranno a loro volta compilati in automatico. Lo stesso avviene se l'agente ha ruolo Sub Agente ed è collegato ad un Agente.
Come abilitare il calcolo per la gestione provvigioni agenti
Da Impostazioni> Configurazione Software, nel tab Generale è possibile abilitare il calcolo selezionando la voce Abilita calcolo Provvigioni Agenti.
Poi nel campo Gestisci provvigioni su va indicato se il calcolo verrà effettuato per
- Ordinato
- Fatturato
- Incassato
Una volta abilitato il calcolo, non è più possibile disabilitare spunta né il tipo di gestione della provvigione se sono già state calcolate provvigioni sui documenti.
Statistiche sulla situazione agenti
Nella sezione Statistiche> Situazione Agenti c’è la possibilità di consultare la situazione di tutti gli agenti, filtrare per agente e visionare l’elenco dei documenti a lui assegnati.
Inoltre, entrando in modifica di un record tramite icona matita, è possibile indicare se la provvigione è stata pagata, la Data pagamento Provvigione ed èa disposizione un campo Note.
La sezione Situazione Agenti consente infine di esportare i record in elenco in un file Excel, cliccando sul pulsante Strumenti> Esporta in Excel.
