La prima nota è un registro contabile essenziale per registrare in modo ordinato tutte le operazioni di incasso e pagamento. Vediamo cos’è, a cosa serve, come compilarla in modo semplice e perché valutare l’utilizzo di un gestionale per la prima nota.
Che cos’è la prima nota contabile
La prima nota è il registro cronologico (o “prima nota contabile”) dove si annotano tutte le movimentazioni economiche dell’azienda: incassi, pagamenti, prelievi, versamenti.
Nonostante non sia obbligatoria per la maggior parte delle attività (l’art. 24 DPR 633/1972 prevede obbligo per commercianti al minuto con registri in luoghi diversi), è uno strumento fondamentale per qualsiasi impresa o professionista che voglia tenere sotto controllo il flusso di cassa e facilitare la gestione contabile.
A cosa serve la prima nota in azienda
La prima nota contabile è utile per:
- Registrare entrate e uscite in modo tempestivo
- Monitorare la liquidità aziendale
- Anticipare la scrittura contabile ufficiale
- Supportare il commercialista nelle registrazioni
- Tenere una traccia chiara e trasparente delle operazioni.
Differenza tra prima nota cassa e prima nota banca
- Prima nota cassa: registra movimenti in contanti (es. incassi al banco, pagamenti di piccole spese).
- Prima nota banca: raccoglie operazioni tramite conto corrente, bonifici, assegni o pagamenti elettronici.
Utilizzare entrambe permette una visione completa e aggiornata della situazione finanziaria.
Come si compila la prima nota contabile
Ogni movimento va inserito con:
- Data
- Descrizione dell’operazione
- Importo (entrata o uscita)
- Tipo di conto coinvolto (cassa o banca)
- Documento di riferimento (es. fattura o scontrino)
- Saldo progressivo
Compilarla regolarmente aiuta ad avere un quadro chiaro e aggiornato della situazione economica.
Quando aggiornare la prima nota
L’aggiornamento della prima nota dovrebbe essere quotidiano o comunque contestuale all’operazione. In questo modo si evitano errori, dimenticanze o ricostruzioni complicate a posteriori.
Perché usare un gestionale per la prima nota
Un software gestionale come Software Semplice rende la gestione della prima nota più veloce, integrata e sempre ordinata grazie a report, filtri e riepiloghi.
Con Software Semplice puoi:
- Registrare incassi/pagamenti collegati a fatture
- Caricare il Piano dei conti
- Visualizzare Saldi Prima Nota e Dettaglio movimenti Prima Nota
- Visualizzare e stampare report aggiornati
- Esportare dati in PDF o Excel per il tuo commercialista.
Per una panoramica completa delle funzionalità, consulta anche la GUIDA ALLA GESTIONE DELLA PRIMA NOTA con Software Semplice.
Prova gratis Software Semplice e semplifica la gestione della prima nota INIZIA ORA
Esempio pratico di prima nota contabile
Ecco un esempio concreto di prima nota compilata, utile per capire come vanno registrate le operazioni:
| Data | Descrizione | Entrata € | Uscita € | Conto | Doc. Rif. | Saldo € |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 03/06/2025 | Incasso fattura n. 45 – cliente Rossi | 500,00 | Cassa | Fatt. 45/2025 | 500,00 | |
| 04/06/2025 | Acquisto cancelleria – cartoleria Blu | 45,00 | Cassa | Scontrino n.12 | 455,00 | |
| 05/06/2025 | Versamento in banca | 300,00 | Cassa > Banca | - | 155,00 | |
| 05/06/2025 | Incasso bonifico cliente Verdi | 700,00 | Banca | Bonifico ID 88 | 855,00 | |
| 07/06/2025 | Pagamento bolletta energia | 150,00 | Banca | Fatt. Enel 134 | 705,00 |
CLICCA QUI per visionare il report dei Movimenti di Prima Nota generato con Software Semplice dal Dettaglio movimenti prima nota per un periodo di tre mesi.
Domande frequenti sulla prima nota
Cos’è la prima nota contabile?
È un registro dove si annotano tutte le operazioni finanziarie dell’attività, in modo cronologico.
Chi è obbligato a tenerla?
Non è obbligatoria in regime forfettario o semplificato, ma è fortemente consigliata. È obbligatoria in alcuni casi specifici (es. commercianti con negozi in sedi diverse).
La prima nota può avere valore fiscale?
Sì, se numerata progressivamente e bollata, può assumere valore legale e fiscale.
È possibile usare Excel per la prima nota?
Sì, ma un software gestionale automatizza i processi e riduce il rischio di errori.
La prima nota sostituisce il libro giornale?
No. La prima nota è un registro preliminare, utile a supporto del libro giornale in contabilità ordinaria.
Conclusione: la prima nota è la base della tua contabilità
La prima nota è molto più di un semplice foglio di appunti: è la base per una gestione finanziaria seria, professionale e consapevole.
Che tu sia un freelance o una PMI, usarla regolarmente ti permette di avere sotto controllo la situazione economica e lavorare meglio con il tuo commercialista.
Inizia oggi con Software Semplice:
Gestione della prima nota, fatture, magazzino e contabilità tutto in uno, facile e online.
