Come raggruppare colonne in Excel e visualizzare i totali
Hai bisogno di ordinare dati e ottenere totali per gruppo in Excel? In questa guida ti mostriamo come farlo manualmente in Excel e, se desideri un metodo più rapido e automatico, come farlo con un gestionale che aggiorna i totali in tempo reale.
Come raggruppare colonne in Excel e visualizzare i totali – guida pratica passo passo
Ecco una guida semplice e completa per raggruppare colonne (o righe) in Excel e ottenere totali automatici per ciascun gruppo, anche se non hai grande esperienza con tabelle o formule.
Obiettivo: Raggruppare dati per cliente, categoria, data o altra colonna, e ottenere un riepilogo con i totali per ogni gruppo.
Metodo 1 – Raggruppamento con Struttura (manuale)
Utile per nascondere/espandere blocchi di righe o colonne, ma non genera automaticamente totali.
- Seleziona le righe da raggruppare (es. dalla riga 3 alla riga 10).
- Vai alla scheda “Dati” sulla barra multifunzione.
- Clicca su “Raggruppa” 🠖 scegli “Righe” o “Colonne”.
- Verrà aggiunto un simbolo [-]/[+] a sinistra o sopra per comprimere/espandere il gruppo.
Questo metodo NON mostra totali automatici: serve solo per organizzare visivamente il foglio.
Metodo 2 – Usare la Tabella Pivot per raggruppare e sommare
La Tabella Pivot è il metodo più efficace per raggruppare colonne e ottenere totali dinamici.
Esempio: Raggruppare per cliente e sommare gli importi
- Organizza i dati in una tabella Excel: assicurati che la prima riga contenga le intestazioni (es. Cliente, Data, Importo).
- Seleziona tutta l’area dati.
- Vai su “Inserisci” 🠖 “Tabella Pivot”.
- Scegli “Nuovo foglio di lavoro” e premi OK.
- Nella Tabella Pivot: Trascina il campo Cliente nel riquadro “Righe”.
- Trascina il campo Importo nel riquadro “Valori”.
- Excel mostrerà automaticamente il totale per ogni cliente.
- Puoi aggiungere anche un filtro per data o categoria trascinando altri campi.
Questo metodo è il più potente per chi deve riepilogare rapidamente grandi quantità di dati.
Quale metodo scegliere?
| Metodo | Totali automatici | Facilità | Dinamico | Consigliato per… |
|---|---|---|---|---|
| Struttura manuale | ✘ | ★★★ | ✘ | Organizzazione visiva |
| Tabella Pivot | ✔ | ★★★★ | ✔ | Report, riepiloghi, analisi |
Limiti del raggruppamento in Excel
Sebbene Excel sia potente, presenta alcuni limiti quando si lavora con molti dati o report ripetitivi:
- È necessario creare manualmente le formule di somma
- Non mantiene i gruppi nelle esportazioni CSV
- Non gestisce automaticamente modifiche dinamiche ai dati
- Richiede tempo ogni volta che aggiorni i dati
Per questo motivo, chi gestisce magazzino, contabilità o scadenzari spesso preferisce strumenti pensati per il lavoro operativo.
Raggruppamenti automatici e totali dinamici
Nel software puoi ottenere lo stesso risultato di Excel, ma in modo automatico, senza formule e in meno tempo. Il sistema ti permette di:
- Trascinare le intestazioni per generare raggruppamenti.
- Vedere totali per gruppo e totali generali in tempo reale.
- Esportare la griglia direttamente in Excel, esattamente come appare a video.
Dove si applicano i raggruppamenti nel gestionale
Nel software la funzione di raggruppamento per colonna e visualizzazione dei totali griglia è disponibile in queste sezioni:
- Inventario Magazzino (i totali sono sempre visibili, anche senza filtri o raggruppamenti)
- Dettaglio Movimenti di Magazzino
- Estratto Conto Clienti/Fornitori
- Scadenzario Clienti/Fornitori
Nel video seguente ti mostriamo come effettuare un raggruppamento nello Scadenzario Clienti, visualizzare i totali e esportare i dati in Excel già aggregati.
Tutti i filtri (titoli colonna) sono trascinabili e i totali generali sono visualizzati in caso di raggruppamento colonne, fatta eccezione per la sezione Inventario. Effettuando l’export in Excel, nel file generato si visualizzerà ciò che si visualizza a video.
Vantaggi rispetto a Excel
| Funzionalità | Excel | Il nostro software |
|---|---|---|
| Raggruppamento | Manuale | Drag & drop automatico |
| Visualizzazione Totali | Con formule | Immediata |
| Esportazione in Excel | Manuale e disordinata | Ordinata, fedele alla griglia |
| Aggiornamento dinamico | No | Sì |
| Tempo richiesto | Medio-alto | Basso |
Consigli pratici per l’uso dei raggruppamenti
- Nel magazzino, raggruppa per categoria per analizzare i valori di giacenza
- Nello scadenzario, usa il raggruppamento per cliente o per mese di scadenza
- In fase di controllo, raggruppa per stato documento per isolare insoluti, pagati e sospesi
- Esporta i dati dopo aver impostato i filtri e i gruppi, così ottieni un Excel già pronto per stampa o invio
Se devi solo raggruppare qualche colonna, Excel può andare bene. Ma se ti serve rapidità, precisione e continuità, il metodo più efficace è usare un sistema pensato per gestire dati strutturati con totali dinamici e griglie intelligenti.
