Come sollecitare un pagamento: guida completa ed esempi
Sollecitare un pagamento ai clienti è un passaggio delicato ma essenziale per garantire entrate puntuali e una gestione finanziaria sana. Puoi inviare in pochi clic un sollecito di pagamento via email, configurare testi predefiniti e consultare lo storico degli invii.
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Configurazione email di sollecito pagamento
Dal percorso Impostazioni → Configurazione software → tab Solleciti pagamento puoi impostare:
- Oggetto email standard
- Indirizzi in copia (CC)
- Testo email personalizzato
Queste impostazioni vengono riportate automaticamente al momento dell’invio, evitando errori e risparmiando tempo.
Consiglio pratico: mantieni un tono fermo ma cortese, indicando chiaramente l’importo e la data entro cui regolarizzare il pagamento.
Invio di un sollecito pagamento clienti
Per inviare un sollecito singolo:
- Vai su Scadenze → Scadenzario clienti
- Clicca su Strumenti → Invia sollecito di pagamento
- Verifica indirizzi email, oggetto e testo già compilati
- Premi Invia Email
Per inviare un sollecito multiplo, seleziona più scadenze dello stesso cliente e procedi da Strumenti → Invia sollecito di pagamento.
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Monitoraggio e storico solleciti di pagamento
Nello scadenzario clienti puoi verificare se il sollecito è stato inviato e in quale data.
La sezione Solleciti pagamento mostra:
- Data invio
- Numero documento e scadenze
- Data visualizzazione dal cliente
Dal menu Strumenti è possibile visualizzare estratto conto, dettaglio email o esportare lo storico in Excel o PDF.
Abilitazione modulo solleciti pagamento
Per i profili personalizzati (non Admin), occorre abilitare la voce Solleciti pagamento nelle configurazioni profilo. Solo così sarà possibile inviare solleciti e gestire testi email predefiniti.
Inoltre se si vuole visualizzare il tab Solleciti pagamento in Impostazioni 🠖 Configurazione software (utile per configurare i dati da inserire di default nella email di sollecito) è necessario abilitare la voce Configurazioni Solleciti nella sezione Impostazioni in fase di configurazione del profilo.
Consiglio pratico: abilita il modulo solo agli utenti che gestiscono i pagamenti per evitare invii duplicati.
Modello email sollecito pagamento
Molti utenti cercano un fac simile di email sollecito pagamento. Ecco due esempi pratici:
Esempio cordiale:
Oggetto: Promemoria pagamento fattura n. [XXX]
Gentile [Nome Cliente], ti ricordiamo la scadenza della fattura n. [XXX] del [data] per l’importo di € [XXX]. Ti invitiamo a provvedere al pagamento entro il [data].
Grazie per l’attenzione.
Esempio formale:
Oggetto: Sollecito pagamento fattura n. [XXX]
Spett.le [Ragione Sociale], con la presente sollecitiamo il saldo della fattura n. [XXX] del [data] per l’importo di € [XXX]. Ti invitiamo a regolarizzare entro e non oltre [data] per evitare ulteriori adempimenti.
Fac simile lettera sollecito pagamento
Oltre alle email, può essere utile avere un fac simile di lettera di sollecito pagamento, soprattutto quando si vuole mantenere un approccio più formale:
Esempio fac simile:
Spett.le [Ragione Sociale],
con la presente siamo a sollecitare il pagamento della fattura n. [XXX] del [data] per l’importo di € [XXX], scaduta il [data].
In assenza di riscontro entro [nuova data], saremo costretti ad adire alle vie legali per il recupero del credito.
Cordiali saluti,
[Firma]
Perché sollecitare un pagamento con un software gestionale:
Infine sitetizziamo perchè un gestionale aiuta nel lavoro di gestione dei pagamenti:
- automatizzi i solleciti senza dimenticanze
- mantieni traccia dello storico
- riduci i rischi di insoluto
- comunichi in modo chiaro e professionale con le impostazioni predefinite personalizzabili
