La prima nota è un registro contabile essenziale in cui annoti in modo cronologico tutte le operazioni di incasso e pagamento. In questa guida pratica vediamo cos’è, a cosa serve, come compilarla correttamente e perché conviene gestirla con un gestionale.
Che cos’è la prima nota contabile
La prima nota è il registro cronologico (o “prima nota contabile”) dove si annotano tutte le movimentazioni economiche dell’azienda: incassi, pagamenti, prelievi, versamenti.
Nonostante non sia obbligatoria per la maggior parte delle attività (l’art. 24 DPR 633/1972 prevede obbligo per commercianti al minuto con registri in luoghi diversi), è uno strumento fondamentale per tenere sotto controllo il flusso di cassa e facilitare la gestione contabile.
A cosa serve la prima nota in azienda
- Registrare entrate e uscite in modo tempestivo
- Monitorare la liquidità aziendale
- Anticipare la scrittura contabile ufficiale
- Supportare il commercialista nelle registrazioni
- Mantenere una traccia chiara e trasparente di ogni operazione
Differenza tra prima nota cassa e prima nota banca
- Prima nota cassa: movimenti in contanti (es. incassi al banco, piccole spese).
- Prima nota banca: operazioni su conto corrente (bonifici, assegni, pagamenti elettronici).
Usarle entrambe offre una visione più completa e sempre aggiornata della situazione finanziaria.
Come si compila la prima nota contabile
Ogni movimento dovrebbe includere:
- Data
- Descrizione dell’operazione
- Importo (entrata o uscita)
- Conto coinvolto (cassa o banca)
- Documento di riferimento (es. fattura o scontrino)
- Saldo progressivo
La compilazione regolare evita errori, dimenticanze e ricostruzioni complesse a posteriori.
Quando aggiornare la prima nota
L’aggiornamento dovrebbe essere quotidiano o comunque contestuale all’operazione, per garantire completezza e affidabilità dei dati.
Perché usare un gestionale per la prima nota
Un software gestionale come Software Semplice rende la gestione della prima nota più veloce, integrata e sempre ordinata grazie a report, filtri e riepiloghi.
- Registrazione incassi/pagamenti collegati alle fatture
- Caricamento del Piano dei conti
- Saldi Prima Nota e Dettaglio movimenti
- Report aggiornati con stampa/esportazione
- Export dati in PDF o Excel per il commercialista
Per una panoramica completa, consulta la GUIDA ALLA GESTIONE DELLA PRIMA NOTA con Software Semplice.
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Esempio pratico di prima nota contabile
Ecco un esempio concreto di prima nota compilata:
| Data | Descrizione | Entrata € | Uscita € | Conto | Doc. Rif. | Saldo € |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 03/06/2025 | Incasso fattura n. 45 – cliente Rossi | 500,00 | Cassa | Fatt. 45/2025 | 500,00 | |
| 04/06/2025 | Acquisto cancelleria – cartoleria Blu | 45,00 | Cassa | Scontrino n.12 | 455,00 | |
| 05/06/2025 | Versamento in banca | 300,00 | Cassa > Banca | - | 155,00 | |
| 05/06/2025 | Incasso bonifico cliente Verdi | 700,00 | Banca | Bonifico ID 88 | 855,00 | |
| 07/06/2025 | Pagamento bolletta energia | 150,00 | Banca | Fatt. Enel 134 | 705,00 |
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Errori comuni in prima nota: come evitarli
| Errore | Rischio | Soluzione rapida |
|---|---|---|
| Registrazioni non tempestive | Saldi errati e controlli complessi | Aggiorna ogni giorno o usa promemoria automatici |
| Mancanza del documento di riferimento | Impossibile riconciliare movimenti | Collega sempre fattura/scontrino al movimento |
| Confusione tra cassa e banca | Doppie registrazioni o saldi sballati | Definisci regole: contanti = cassa, bonifici = banca |
| Saldo progressivo non aggiornato | Report inattendibili | Usa calcolo automatico del saldo progressivo |
| Excel senza controlli | Errori manuali e versioni multiple | Preferisci un gestionale con log e revisioni |
Con Software Semplice puoi collegare i movimenti alle fatture, generare saldi e report istantanei e ridurre gli errori.
Domande frequenti sulla prima nota
Cos’è la prima nota contabile?
È un registro dove si annotano tutte le operazioni finanziarie dell’attività, in modo cronologico.
Chi è obbligato a tenerla?
Non è obbligatoria in regime forfettario o semplificato, ma è fortemente consigliata. È obbligatoria in alcuni casi specifici (es. commercianti con negozi in sedi diverse).
La prima nota può avere valore fiscale?
Sì, se numerata progressivamente e bollata, può assumere valore legale e fiscale.
È possibile usare Excel per la prima nota?
Sì, ma un software gestionale automatizza i processi e riduce il rischio di errori.
La prima nota sostituisce il libro giornale?
No. La prima nota è un registro preliminare, utile a supporto del libro giornale in contabilità ordinaria.
Conclusione: la prima nota è la base della tua contabilità
La prima nota è la base per una gestione finanziaria seria, professionale e consapevole. Che tu sia un freelance o una PMI, usarla regolarmente ti permette di avere sotto controllo la situazione economica e lavorare meglio con il commercialista.
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