La conservazione sostitutiva è un processo digitale che consente di archiviare documenti fiscali, contabili e amministrativi in formato elettronico, conferendo loro lo stesso valore legale delle copie cartacee.
Grazie a questo sistema, imprese e professionisti possono ridurre i costi di gestione, semplificare i controlli e garantire la validità nel tempo dei propri documenti.
Normativa sulla conservazione sostitutiva
La conservazione sostitutiva è regolata da diverse normative italiane ed europee, tra cui:
- Codice Civile
- Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD)
- DPCM 3 dicembre 2013 sulle regole tecniche
- Circolare Agenzia delle Entrate n. 18/E del 24 giugno 2014
Queste norme stabiliscono che i documenti conservati digitalmente devono rispettare requisiti di autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità per tutto il periodo previsto dalla legge.
Consiglio pratico: i documenti fiscali devono essere conservati per almeno 10 anni. Un sistema di conservazione sostitutiva ti permette di rispettare questo obbligo senza rischi di smarrimento o deterioramento.
Vantaggi della conservazione sostitutiva rispetto all’archiviazione tradizionale
Rispetto alla semplice archiviazione cartacea o digitale non certificata, la conservazione sostitutiva offre numerosi benefici:
- Validità legale dei documenti conservati
- Riduzione dei costi di stampa e spazio fisico
- Maggiore sicurezza contro smarrimenti o manomissioni
- Accesso rapido alle informazioni tramite ricerche avanzate
- Conformità normativa in caso di controlli fiscali o legali
Conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche
Un’applicazione concreta della conservazione sostitutiva riguarda le fatture elettroniche. Dopo l’emissione, sia emittenti che destinatari sono obbligati a conservarle digitalmente in modo conforme alla legge.
Il sistema di conservazione deve garantire la possibilità di ricerca per:
- nome e cognome
- ragione sociale
- codice fiscale
- partita IVA
- data di emissione
Consiglio pratico: oltre alle fatture, è fondamentale conservare anche le ricevute e notifiche del Sistema di Interscambio (SDI), che certificano l’avvenuta consegna o eventuali scarti.
Come fare la conservazione sostitutiva in autonomia con il portale dell’Agenzia delle Entrate
Non è obbligatorio affidarsi ad un software: la conservazione sostitutiva può essere gestita gratuitamente tramite il portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate.
Ecco i passaggi per attivare il servizio:
- Accedi al portale con SPID, CNS o credenziali Entratel/Fisconline.
- Vai nella sezione “Fatturazione elettronica e Conservazione”.
- Clicca su “Conservazione” e seleziona “Aderisci al servizio di conservazione”.
Dopo aver accettato le condizioni, tutte le fatture emesse e ricevute tramite SDI saranno conservate automaticamente a norma per 15 anni.
Se devi gestire documenti precedenti all’adesione, puoi caricarli manualmente tramite la funzione “Nuovo invio in conservazione” (file XML o archivi .zip). Entro 72 ore riceverai una ricevuta di presa in carico o una notifica di scarto.
È possibile anche l’adesione retroattiva, che consente di coprire documenti emessi prima della data di attivazione, garantendo una conservazione continua nel tempo.
Vantaggi pratici:
- Nessun costo: il servizio è completamente gratuito.
- Gestione semplice, direttamente online.
- Validità legale garantita senza software esterni.
Software per la conservazione sostitutiva
Un software di gestione documentale semplifica la conservazione sostitutiva automatizzando:
- L’archiviazione a norma dei documenti
- La generazione delle ricevute di conservazione
- La reperibilità rapida in caso di controlli
Con Software Semplice, ad esempio, puoi:
- Conservare automaticamente le fatture elettroniche e le ricevute SDI
- Scaricare i file XML e gestire la conservazione in autonomia
Di seguito le principali differenze tra la conservazione sostitutiva gestita in autonomia con il portale Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia delle entrate e un software gestionale dedicato.
| Soluzione | Vantaggi | Svantaggi |
|---|---|---|
| Portale Agenzia delle Entrate | Gratuito Conservazione legale garantita |
Interfaccia poco intuitiva Operazioni manuali, rischio errori Nessuna integrazione con software di fatturazione Assenza di supporto tecnico dedicato |
| Software gestionale con conservazione integrata (es. Software Semplice) | Conservazione automatica Integrazione diretta con fatture elettroniche Gestione documentale completa Assistenza reattiva e personalizzata |
Costo annuale da sostenere (ridotto rispetto al tempo perso manualmente) |
