Sbagliare una fattura elettronica è più comune di quanto si pensi, ma la normativa italiana offre strumenti per rimediare. Le note di credito e le note di debito permettono di rettificare le fatture già trasmesse al Sistema di Interscambio (SDI) senza incorrere in sanzioni o errori contabili.
Fattura elettronica errata: cosa dice la normativa
In base alla normativa vigente, non si può cancellare una fattura elettronica già inviata allo SDI, ma si può rettificare usando:
- Nota di credito, per ridurre l'importo;
- Nota di debito, per aggiungere importi mancanti.
Entrambe devono essere in formato XML, firmate digitalmente e trasmesse allo SDI.
Quando usare la nota di credito
La nota di credito si utilizza quando:
- Hai indicato un importo errato (troppo alto);
- Hai emesso la fattura al cliente sbagliato;
- Hai duplicato una fattura;
- Vuoi annullare una vendita mai avvenuta.
Esempio: Hai fatturato 1.000 € anziché 800 €? Emissione di una nota di credito da 200 € riferita alla fattura originale.
Quando usare la nota di debito
Serve per aumentare l’importo di una fattura già emessa. È utile se:
- Mancano spese accessorie (trasporto, commissioni);
- Hai indicato una quantità inferiore;
- L’IVA è stata calcolata al ribasso.
Esempio: Hai dimenticato 50 € di spese? Emetti una nota di debito da 50 €.
Differenze tra nota di credito e nota di debito
| Caratteristica | Note di Credito | Note di Debito |
|---|---|---|
| Funzione | Riduzione | Aggiunta |
| Segno | Negativo | Positivo |
| Effetto sull'IVA | Diminuisce | Aumenta |
| Obbligo SDI | Si | Si |
Come compilare e inviare i documenti
Nota di credito:
- Riferimento alla fattura errata
- Importo negativo
- Motivo dello storno
- Invio allo SDI in XML
Nota di debito:
- Riferimento alla fattura
- Importo da aggiungere
- Motivazione
- Invio allo SDI
Tempistiche corrette per emettere note di credito e debito
Sebbene la legge non imponga un termine fisso per emettere una nota di credito o nota di debito, è essenziale rispettare le scadenze fiscali per non compromettere la detrazione dell’IVA e la corretta registrazione nei registri contabili.
Quando emettere la nota di credito:
È consigliabile farlo entro il mese o trimestre in cui è stato rilevato l’errore, così da includerla nella liquidazione IVA corretta. Se ricevuta in ritardo, l’IVA non potrà essere recuperata nel periodo precedente.
Quando emettere la nota di debito:
La nota di debito va emessa appena si scopre un importo mancante o un errore nella fattura. Anch’essa deve rientrare nella dichiarazione IVA del periodo in cui viene emessa.
Consiglio pratico: Agisci tempestivamente non appena identifichi un errore. In questo modo, eviti contestazioni e mantieni una contabilità trasparente.
Rischi se non si corregge l’errore
- Sanzioni da parte dell’Agenzia delle Entrate;
- Errori nelle dichiarazioni IVA e nei bilanci;
- Contestazioni da parte del cliente.
Una gestione proattiva con note di credito e debito ben documentate previene problemi e dimostra trasparenza fiscale.
Come evitare errori nelle fatture elettroniche
- Utilizza software gestionali affidabili
- Verifica sempre dati e importi
- Forma il team amministrativo
- Automatizza le rettifiche.
Conclusione
Le note di credito e note di debito sono essenziali per correggere errori nelle fatture elettroniche. Usarle nel modo giusto ti aiuta a evitare problemi fiscali e a migliorare la gestione amministrativa. Con Software Semplice, puoi gestire l’intero ciclo di fatturazione in pochi clic, senza errori.
Domande frequenti su note di credito, debito e fatture errate
Quando si usa una nota di credito nella fattura elettronica?
Quando si deve annullare o ridurre un importo già fatturato per errore, duplicazione o mancata vendita. Va inviata in formato elettronico allo SDI.
A cosa serve una nota di debito?
Per integrare una fattura con importi mancanti, spese aggiuntive o errori di calcolo IVA inferiori. Anch'essa deve essere trasmessa allo SDI.
Posso semplicemente emettere una nuova fattura corretta?
No. Le correzioni devono essere fatte con una nota di credito o debito per garantire tracciabilità e rispetto delle normative fiscali.
Cosa succede se invio la nota di credito in ritardo?
L'invio tardivo può influenzare la dichiarazione IVA e causare errori contabili. È meglio emetterla entro il periodo fiscale di riferimento.
Le note devono avere lo stesso numero e data della fattura errata?
No. Hanno numerazione autonoma ma devono indicare chiaramente la fattura di riferimento che stanno rettificando.
Come invio una nota di credito o debito allo SDI?
Tramite gestionale accreditato, PEC o portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate, in formato XML e firmato digitalmente.
