Fattura di Cortesia: Cos’è, Quando Serve e Perché è così Importante

La fattura di cortesia, anche chiamata copia di cortesia fattura, è un documento informativo, PDF o cartaceo, che riporta tutti i dati della fattura elettronica in un formato leggibile. Non ha valore fiscale, poiché il documento ufficiale è quello XML inviato allo SDI. Tuttavia, serve a evitare confusione e ritardi, soprattutto per clienti non abituati alla consultazione della fattura elettronica, come consumatori finali o imprese estere.

Fattura di Cortesia Cos’è: Definizione Dettagliata

La copia di cortesia contiene:

• dati del fornitore e del cliente
• numero progressivo, data, descrizione del servizio o bene,
• imponibile, IVA, totale da pagare
• È prassi comune aggiungere una dicitura come: “Seguirà fattura elettronica” (questa dicitura può migliorare la chiarezza, riducendo le chiamate di chiarimento)

Conviene aggiungere:

1. logo aziendale per rafforzare la brand identity
2. note chiare con modalità e scadenze di pagamento
3. codice destinatario o PEC per favorire la tracciabilità

Quando e Perché Inviarle una Copia di Cortesia Fattura: Casi d’Uso

• Obbligo B2C e verso estero: nel caso di clienti consumatori o esteri, la copia di cortesia è obbligatoria perché non ricevono il documento tramite SDI
• Prassi B2B: non obbligatoria, ma altamente raccomandata per evitare ritardi e contestazioni. Diminuisce il rischio di mancati pagamenti perché il cliente ha accesso immediato a tutte le informazioni

Come associare una Fattura di Cortesia o Nota di Credito da fornitore inserite manualmente a quelle ricevute dallo SDI

Quando la fattura elettronica viene ricevuta dopo diversi giorni dalla consegna della merce, può essere utile registrare subito la fattura di cortesia all’interno del gestionale, per tenere aggiornate le quantità di magazzino e verificare i prezzi di acquisto e importo totale.

Una volta che la fattura elettronica vera e propria (in XML) viene acquisita nel gestionale attraverso il canale di importazione (codice destinatario), è possibile associare automaticamente la fattura ricevuta alla registrazione manuale precedentemente effettuata.
La fattura di cortesia aggiorna le quantità e prezzi degli articoli, mentre la fattura elettronica aggiorna le scadenze di pagamento.

Nelle sezioni Fatture/Note credito da fornitore, cliccando su Strumenti (tre puntini verticali) in corrispondenza della fattura/nota credito è presente la funzionalità Associa fattura di cortesia. Tale funzionalità permette di associare la fattura/nota credito ricevuta elettronicamente dal Sistema d'Interscambio, alla stessa fattura/nota credito anticipata dal fornitore e inserita manualmente nel software.

Cliccando sulla voce Associa fattura di cortesia, è possibile visualizzare le fatture inserite manualmente e quindi selezionare la fattura cliccando su Inserisci (icona freccia).

A questo punto si visualizza un popup di conferma, che sottolineerà eventuali incongruenze (Fornitore, Tot documento, Data, etc.). Per confermare l'associazione cliccare su Ok.

In elenco sarà così presente una sola fattura, con l'icona graffetta ad indicare che la fattura è stata collegata.

Qualora necessario è possibile dissociare due fatture/note credito da fornitore in precedenza associate.

Da Strumenti 🠖 Disoccia fattura di cortesia.

Vantaggi di Inviare la Fattura di Cortesia

1. Flusso di cassa più veloce: fatture chiare e tempestive aumentano la puntualità dei pagamenti
2. Maggiore professionalità: un documento ben curato migliora l’immagine dell’azienda
3. Minor contenzioso: chiarezza sui dati evita malintesi e contestazioni
4. Backup sicuro: utile come riferimento in caso di smarrimento o problemi tecnici