Ricezione fatture elettroniche: guida completa alla gestione delle fatture ricevute
La ricezione delle fatture elettroniche è un passaggio essenziale per ogni azienda o professionista. Con Software Semplice, gestire le fatture ricevute da SDI è immediato e intuitivo: dal caricamento automatico in piattaforma fino all’integrazione con scadenzario e magazzino.
Tempi di ricezione delle fatture elettroniche
Le fatture inviate dal fornitore attraverso il Sistema di Interscambio (SDI) vengono recapitate entro un intervallo che varia da 2 ore a 5 giorni. Non appena la fattura è disponibile, in home page di Software Semplice compare un pulsante dedicato che segnala la presenza di una nuova fattura o più fatture.
Visualizzazione e lettura delle fatture ricevute
Cliccando sul pulsante dedicato si accede al dettaglio della fattura ricevuta. Se non si gestisce il magazzino e l'integrazione scadenziario è completa (il software legge la modalità di pagamento, se inserita dal fornitore) non è necessario effettuare nessuna operazione: basta aprire la fattura con l’icona a matita e questa passerà da “non letta” (icona gialla) a “letta” (icona verde).
Se lo scadenzario non è completo, è possibile aggiungere manualmente le scadenze da Strumenti 🠖 Gestisci pagamento (cliccando sui tre puntini verticali in corrispondenza della fattura).
Gestione del magazzino con le fatture ricevute
Per chi gestisce il magazzino, le righe di prodotti/servizi delle fatture elettroniche da fornitore devono essere associate ai prodotti:
- Accedere in modifica fattura tramite icona a matita.
- Associare i prodotti alle righe della fattura.
- Salvare le modifiche per registrare correttamente il carico di magazzino.
Importante: attivando l’opzione “Abilita carico/scarico automatico dei documenti ricevuti” da Impostazioni 🠖 Configurazione software 🠖 Documenti, le future fatture dello stesso fornitore verranno elaborate in automatico.
Autofatture elettroniche e gestione prodotti
Nel caso di autofatture elettroniche, l’associazione dei prodotti è possibile solo se all’interno del documento sono compilati i campi Codice tipo e Codice valore nella sezione dettaglio riga.
Per inserirli:
- Dal dettaglio riga fattura elettronica cliccare sull'icona <>
Cliccare su Aggiungi:
- Compilare i campi e salvare i dati.
Se invece non si desidera movimentare il magazzino (ad esempio per evitare doppi carichi in presenza di DDT precedenti), è disponibile l’opzione “Non movimentare magazzino” nel tab Altri dati.
Gestione scadenze con lo scadenzario
Software Semplice legge automaticamente la modalità di pagamento (se inserita dal fornitore) e genera in automatico le relative scadenze. In questo modo le fatture ricevute vengono integrate direttamente nello scadenzario delle fatture elettroniche, semplificando la gestione dei pagamenti.
Funzioni aggiuntive disponibili
Una volta letta, la fattura viene archiviata in Acquisti 🠖 Fatture da fornitore con l’icona verde. Da qui sono disponibili diverse funzionalità:
- Anteprima file XML
- Stampa fattura
- Download file XML
- Download file P7M
- Download allegati
- Gestisci pagamento
Approfondimenti utili
Per una gestione completa ti consigliamo di leggere anche:
- Come fare le autofatture elettroniche con Software Semplice
- Guida alla gestione dello scadenzario delle fatture elettroniche
- Come gestire il magazzino con le fatture elettroniche
